目的が明確なデータ集計は役に立ちます。必要なデータをピックアップし、集計することで、企業の施策に活用できます。多くの中小企業は、目的に合ったデータを集計し、役立てています。

一方、やみくもなデータ集計は無意味です。「データ集計が大変」と頭を悩ませている方の多くは、データを個別に管理していたり、要素を定義していなかったりと、集計以前に問題があります。

そこで今回は、データ集計が大変な理由を解説。その上で、「データの一括統合」と「要素の再定義」という2つの解決策を紹介します。

「データ集計が大変」と頭を悩ませていませんか？

データ集計に頭を悩ませている方は多いものです。膨大なデータを管理するためには、はっきりとした目的がなければいけません。やみくもなデータ集計では、漏れや抜けが発生し、事業の役に立つことは少ないでしょう。

データ集計が大変な理由は3つ存在します。

1つ目は「データが個別管理になっている」、2つ目は「目的に対して見るべきデータが不明確」、3つ目は「膨大なデータに溺れがち」です。データ集計が大変な理由を理解すれば、今後に役立ちます。

なぜ大変なのか？①データが個別管理になっている

個別に管理されたデータは集計するのに手間がかかります。例えば、各データが複数のシステムに存在する場合、単純に集めるのが大変です。その上、各システムの担当者が異なると、より集計に時間がかかります。

また、個別管理されたデータの統合は困難です。各システムの各データを集計し、一つのデータに統合するには時間を要します。この際、ミスが発生すれば、改めてデータの確認が必要です。

以上の理由から、データは個別管理ではなく、一元管理が適切です。データが複数のシステムをまたがっているなら、まずは一括管理を目指してください。

なぜ大変なのか？②目的に対して見るべきデータが不明確

データ集計には目的が必要です。「どんな目的があるのか？」この点を把握しておかなければ、見るべきデータが不明確になります。データの集計を行う前には、必ず目的を決めてください。

目的があれば、必要なデータのみを集計できます。マーケティング戦略の立案、営業成績の改善、社内業務の効率化など、具体的な目的であるほど、必要なデータを分別しやすくなります。一方、目的に対して見るべきデータが不明確な場合、膨大なデータから分別し、集計するのは難しいといえます。

まずは目的を明確にすることが大切です。データ集計を行う前に、具体的な目的を明確しましょう。

なぜ大変なのか？③膨大なデータに溺れがち

膨大なデータの集計には時間がかかります。当たり前ですが、統合されていないデータを集計する場合、片っ端から確認しなければいけません。これでは掛かる工数に対して得られる効果が少なくなってしまいます。

膨大なデータの集計は「個別管理できていない」「目的が不明確」である場合に起こります。特に、前述した2つの大変な理由を満たしてしまった場合に起こりやすいといえます。

一元管理と明確な目的があれば、膨大なデータに溺れることはありません。つまり、膨大なデータに溺れてしまった時点で管理ができていなかったことになります。

「データの一括統合」と「要素の再定義」が必要

やみくもなデータ集計を回避するためには、2つの方法が考えられます。

1つ目は「データの一括統合」です。社内で扱うデータを一括管理し、スムーズに集計できるようにします。データの取り出しが容易になれば、それだけ集計の際に手間がかかりません。

2つ目は「要素の再定義」です。よりデータを取り出しやすくするため、目的に応じたデータをあらかじめ決めておきましょう。目的ごとに扱う要素を定義しておけば、データ集計に時間がかかりません。これはファイル名を決めていくような作業に近いです。

そんな上記の2つの方法を実現できるのが「システムの導入」です。システムならデータの一括統合と要素の再定義を同時に行うことができまます。

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まとめ

データ集計に関して解説しました。

やみくもなデータ集計を回避するためには、事前の準備が大切です。「データの一括統合」や「要素の再定義」で準備を整えて、円滑なデータ集計を行いましょう。また、システムを導入するとより簡単にデータ集計が可能です。